Ihre Herausforderung
Richtlinien, Weisungen und SOPs werden vielerorts in Word erstellt, per E-Mail freigegeben, mit Excel-Listen auf Revisionstermine überwacht und über Intranet, Ordner und Ausdrucke verteilt. Die Folge: Mehrere Fassungen zirkulieren gleichzeitig, Temporärpersonal und Belegärzte bleiben aussen vor, und Vorgaben, die auf dem Papier gelten, greifen im Alltag nicht. Sichtbar wird das erst bei Vorfällen, Audits und Qualitätsprüfungen, etwa nach Art. 58a KVG.
Unsere Lösung
MyStaff ist die Governance-Plattform, die den gesamten Lebenszyklus von Richtlinien, Weisungen und SOPs steuert, von Erstellung und Freigabe bis zu Umsetzung und Nachweis.
Freigaben laufen über fest definierte Wege mit namentlich benannten Freigebern. Es gilt immer genau eine Fassung, gruppenweite und lokale Vorgaben stehen sauber nebeneinander, Revisionstermine melden sich samt Eskalation von selbst, und abgelöste Fassungen verschwinden überall, bis aufs Mobilgerät. Zuweisung nach Standort, Abteilung, Funktion und Sprache (DE, FR, IT, EN), Erinnerungen und Eskalationen erfolgen automatisch; Schulungen, Verständnisfragen und Zertifikate sind direkt mit dem Dokument verknüpft, auch für Temporärpersonal und Belegärzte.
Mitarbeiter finden alle gelenkten Inhalte an einem Ort, von der SOP über den Notfallplan bis zum Gerätehandbuch: mobil, offline oder per QR-Code direkt am Einsatzort, in unter 30 Sekunden. Der Nachweis entsteht dabei laufend und muss nicht erst vor dem Audit zusammengesucht werden.
MyStaff ergänzt KIS, QM-System und Intranet als SaaS, ohne sie abzulösen, und kommt ganz ohne Patientendaten aus. Die Plattform ist seit 2022 im britischen NHS im Einsatz und seit 2026 auch bei der grössten gemeinnützigen Gesundheitsorganisation Grossbritanniens mit 38 Spitälern; insgesamt zählt sie über 65’000 Nutzer an mehr als 250 Standorten.
In einer NHS-Spitalgruppe mit mehreren grossen Spitälern, 17’000 Mitarbeitern und über 1’600 gelenkten Dokumenten stieg der Anteil aktueller, versionskontrollierter Dokumente innert sechs Monaten von 76% auf 98%, gemessen in den monatlichen Audits der Dokumentenlenkung. Seit März 2024 liegt die Versionskontrolle bei 100%, und alle 17’000 Mitarbeiter nutzen MyStaff.